Miejsce na akta w twojej firmie powoli się wyczerpuje? A może problemem jest to, że nie jesteś w stanie zapewnić swoim zbiorom optymalnej ochrony? Przechowywanie dokumentów w archiwum zewnętrznym rozwiąże wszystkie te problemy. Oto co należy wiedzieć na ten temat.
Przechowywanie dokumentów – co grozi twoim aktom?
Jako podmiot odpowiedzialny za bezpieczeństwo przechowywanych informacji, musimy zapewnić im poziom ochrony, który uniemożliwi wyciek danych. Taki obowiązek nakłada na nas RODO. Nie może więc dojść do nieupoważnionego dostępu. Firmy, aby tego uniknąć, korzystają m.in. z zaawansowanych technologii, zapewniających barierę fizyczną i logiczną (kody, piny itp.).
Przechowywanie dokumentów w archiwum jest procesem, który musi uwzględniać także ochronę przed:
- temperaturą;
- wilgocią;
- nasłonecznieniem.
Każdy z tych czynników w nieodpowiednim natężeniu może przyczynić się do uszkodzenia nośnika, na którym zapisane są informacje, niezależnie od tego, czy tym nośnikiem jest papier, czy dysk.
Przechowywanie dokumentów i akt w archiwum zewnętrznym – sposób na bezpieczeństwo
Zaniedbanie ważnego obowiązku, jakim jest bezpieczne przechowywanie dokumentów, wiąże się z różnorodnymi konsekwencjami. Po pierwsze, gdy nasi klienci i partnerzy dowiedzą się o tym, wizerunek firmy niesamowicie ucierpi. Po drugie – czekają nas problemy z prawem, a to może oznaczać m.in. ogromne kary pieniężne. Aby zapobiec takiego scenariuszowi, możemy zdecydować się np. na usługi przechowywania dokumentów.
Specjaliści są w stanie doskonale zabezpieczyć akta swoich klientów. W tym celu stosują specjalnie wydzielone przestrzenie i zaawansowane systemy ochrony. Działając zgodnie z normalni bezpieczeństwa, troszczą się o tajność każdej powierzonej im informacji. Efekt? Firma oszczędza miejsce, nie musi ponosić wydatków na zabezpieczenie przestrzeni i zyskuje poziom bezpieczeństwa, o którym samodzielnie mogłaby tylko pomarzyć. Takie przechowywanie dokumentów oferuje m.in. przedsiębiorstwo ProArchiv.
