Zgodnie z Kodeksem pracy, do obowiązków pracodawcy należy prowadzenie oraz przechowywanie dokumentów dot. pracowników, tj. akt osobowych i innej dokumentacji powiązanej ze stosunkiem pracy.
Przechowywanie dokumentów
Przechowywanie dokumentacji podlega ścisłym wytycznym prawnym. Zgodnie z definicją, jako dokumentację pracowniczą rozumieć należy przede wszystkim akta i zaświadczenia dotyczące danych osobowych pracownika, nawiązania, przebiegu i rozwiązania (lub wygaśnięcia) stosunku pracy oraz dokumenty określające odpowiedzialność porządkową pracownika, odpisy dot. ewidencjonowania czasu pracy, korzystania z urlopu etc.
Są to dane wrażliwe, w związku z czym pracodawca zobowiązany jest by przechowywanie dokumentów odbywało się w sposób, który gwarantuje poufność. Określony jest również czas przechowywania takiej dokumentacji.
Przechowywanie dokumentów pracowniczych – obowiązujący okres
Dokumenty przechowywać należy przede wszystkim przez cały okres zatrudnienia danego pracownika, a także później przez kolejne 10 lat (licząc od 31 grudnia roku, w którym wygasł stosunek pracy). Zasady te obowiązują jeśli pracownik został zatrudniony po 1 stycznia 2019 r. Jeśli nastąpiło to natomiast wcześniej, przechowywanie dokumentów jest obowiązkowe przez okres aż 50 lat od dnia zakończenia stosunku pracy u pracodawcy.
Przechowywanie i archiwizacja dokumentów przez tak długi okres może być bardzo uciążliwa dla pracodawców ze względu na miejsce potrzebne do przechowywania dokumentów fizycznych, konieczność zaangażowania czasu pracowników oraz kłopoty powiązane z digitalizacją dokumentacji.
W związku z tym wielu pracodawców decyduje się na zaangażowanie wyspecjalizowanych firm zewnętrznych zajmujących się kompleksową obsługą w zakresie:
- przechowywania,
- archiwizacji
- czy digitalizacji dokumentów (takich jak np. ekoakta.pl).
Firmy zajmujące się obsługą dokumentacji zapewniają ochronę danych oraz posiadają profesjonalne urządzenia do skanowania czy niszczenia dokumentów, co pozwala na zagwarantowanie klientom (tj. pracodawcom zobowiązanym do przechowywania akt osobowych i innych dokumentów) najwyższego poziomu bezpieczeństwa i wygody.
