Zarządzanie dokumentacją to złożony proces, nad którym przedsiębiorca powinien mieć kontrolę. Do jego zadań należy zatroszczenie się m.in. o archiwizację dokumentów.
Podstawowe informacje o archiwizowaniu dokumentów w firmie
Czasem można spotkać się z nieprawidłowym rozumieniem tego pojęcia, tzn. utożsamiane jest ono z przechowywaniem akt. Warto zdawać sobie sprawę, że archiwizowanie dokumentów ma na celu ich profesjonalne uporządkowanie. W trakcie tego procesu specjaliści wykorzystują określone sposoby archiwizacji dokumentów, które standardowo wykorzystuje się w tego typu działaniach.
Poszczególne kroki zakładają m.in. podział dokumentów na kategorie. Celem jest stworzenie funkcjonalnego i gotowego do użytku zbioru akt, z którego skorzystać będzie mógł każdy, kto zna ogólne zasady archiwizacji dokumentów w przedsiębiorstwie.
Archiwizacja dokumentów i akt a RODO
Przestrzeganie RODO powinno być jednym z priorytetów przedsiębiorcy. Poprawna archiwizacja dokumentów księgowych, pracowniczych oraz pozostałych akt sprzyja ochronie danych osobowych z kilku powodów:
1. Uporządkowanie akt pozwala nam przestrzegać terminów przechowywania. Nie powinniśmy przechowywać dokumentacji i gromadzić danych, które prawnie nie są już nam potrzebne.
2. Chaos w dokumentacji to idealny przepis na problemy ze znalezieniem interesujących nas akt. Do takiej sytuacji nie można dopuszczać, zwłaszcza jeśli dokumentacja zawiera dane naszych klientów i partnerów.
Aby mieć pewność, że archiwizacja dokumentów w firmie została przeprowadzona poprawnie, wiele przedsiębiorstw decyduje się zlecić to zadanie zewnętrznym podmiotom, takim jak np. ProArchiv. Eksperci dysponują profesjonalną wiedzą z zakresu archiwizacji.
Proces wykonywany jest sprawnie i w bezpiecznych warunkach. W efekcie zleceniodawca otrzymuje rzetelnie uporządkowany zbiór akt wraz z ewidencją, dzięki której może mieć pełną kontrolę nad dokumentami.
Źródło: https://proarchiv.pl/
