Przechowywanie dokumentacji firmowej winno przebiegać według ściśle wybranych zasad, które zamieszczone są w odpowiednich rozporządzeniach oraz ustawach. W przeciwnym wypadku właściciel firmy, naraża się bezpośrednio na poważne konsekwencje finansowe oraz prawne. Jak zatem przebiega właściwa archiwizacja dokumentacji? Jak powinny być przechowywane dokumenty? Jak wygląda prawidłowa archiwizacja akt z podziałem ich tematyki? Czy kopie elektroniczne dokumentacji mogą być przydatne? Na te pytania, postaramy się odpowiedzieć w poniższym artykule.
Archiwizacja akt firmowych – jak powinna wyglądać?
Archiwizacja dokumentacji może być przeprowadzana na różne sposoby: zaczynając od konstrukcji ze stali, na których ustawia się wiele segregatorów, kończąc na nowoczesnych rozwiązaniach, czyli na elektronicznej archiwizacji dokumentów w odpowiednio przygotowanym do tego celu systemie archiwizacji. Narzędzia stosowane do gromadzenia akt to jedno, ale archiwizacja dokumentacji powinna także obejmować sortowanie oraz uporządkowanie.
Archiwizacja dokumentacji – podział tematyczny
Archiwizacja dokumentacji firmowej powinna na samym początku obejmować podział z uwagi na tematykę, której dotyczy, np.:
- rozporządzenia,
- faktury,
- aneksy,
- umowy.
Najlepsze rozwiązanie, to wypracowanie swoich własnych znaczników służących do wskazywania typu dokumentacji oraz trzymania się alfabetycznego sortowania. Do każdego z segregatorów czy teczek, możemy dopisać hasłowo ich zawartość, aby ułatwiać sobie późniejsze manualne odnalezienie wybranej dokumentacji.
Archiwizacja dokumentów – stworzenie kopii zapasowych
Nie ważne czy będzie to archiwizacja dokumentacji medycznej czy też firmowej, jej szybsze przeprowadzenie możliwe jest dzięki systemowi elektronicznemu. Istotne w tym wypadku jest stworzenie zapasowych kopii celem ochrony dokumentów w przypadku awarii komputerowego sprzętu. Zapis elektroniczny obejmować może chociażby księgi rachunkowe, sprawozdania finansowe czy też kopie dokumentów kasowych.
Odpowiednie uporządkowanie dokumentacji ma wpływ na komfort obsługi klienta, pracy oraz współpracy z naszymi kontrahentami. Takim zadaniem może się dla nas zająć specjalna firma archiwizująca dokumenty. Dzięki takim działaniom, możliwy jest późniejszy, szybki dostęp do potrzebnej nam dokumentacji, sprawny przepływ wszelkich informacji w przedsiębiorstwie, jak i zachowanie spójności w zakresie katalogowania dokumentacji w przyszłości.
